Membuat Mail Merge

Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang sudah disediakan oleh program Microsoft Office Word yang sangat bermanfaat. Yaitu untuk memudahkan, mempersingkat dan mempercepat pekerjaan. Mail Merge digunakan jika kita akan membuat sebuah dokumen yang memiliki konsep, template atau layout sama, dan akan dicetak dalam jumlah banyak. Biasanya yang berbeda hanya pada bagian misalnya Nama, Nomor Induk, Alamat, Nomor Telepon, Tempat Tanggal Lahir, dll. Jika kita akan mencetak dalam jumlah banyak, misalnya 100 lembar, maka kita tidak perlu membuat 100 halaman pada program Word. Sungguh sangat merepotkan, apalagi ketika terjadi kesalahan data, akan cukup memakan waktu untuk memperbaikinya.

Baiklah untuk mempersingkat waktu langsung saja ikuti langkah-langkah di bawah ini, misalkan kita akan membuat sebuah sertifikat peserta pelatihan komputer. Contoh sertifikat pada gambar di bawah ini:

Data yang dapat berubah-ubah dalam satu halaman sertifikat itu adalah Nama, Tempat dan Tanggal Lahir, Nomor Induk, dan Angkatan. Setelah halaman sertifikat selesai, kita akan membuat database dari peserta menggunakan mail merge.

Program yang digunakan adalah Microsoft Office Word 2007, jika kita menggunakan versi Word yang berbeda, pada dasarnya sama saja, hanya mungkin sedikit berbeda penempatan pada menu mailing.

Langkah-langkah membuat database menggunakan mail merge adalah:

1. Klik kiri menu Mailings => Select Recipients => Type New List

2. Lalu akan tampil menu New Address List

3. Klik pada Customize Columns, maka akan tampil menu Customize Address List

4. Field Names yang sudah ada seperti Title, First Name, Last Name, Company Name, dll. dihapus dengan klik Delete. Lalu kita tambahkan Field Names sesuai dengan yang dibutuhkan pada dokumen    sertifikat yang dibuat, yaitu Nama, TTL (Tempat dan Tanggal Lahir), NIS (Nomor Induk Siswa), dan Angkatan.

5. Hasilnya seperti pada gambar di bawah ini

6. Klik Ok, maka akan tampil menu New Address List yang dapat kita isi dengan data peserta kursus, sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini

7. Kita dapat menambahkan sebanyak jumlah data peserta yang ada, setelah itu klik Ok. Kita beri nama file database yang baru kita buat misalnya datapesertakursus, lalu pilih folder penyimpanan, klik Save.

8. Setelah database tersimpan kita kembali pada dokumen utama sertifikat kursus peserta.

9. Tempatkan kursor mouse pada bagian sebelah kanan tulisan Diberikan Kepada : , lalu klik Menu Mailings, klik Insert Merge Field, pilih tulisan Nama. Tempatkan lagi kursor pada bagian sebelah kanan tulisan Tempat dan Tanggal Lahir: , lalu klik Menu Mailings, klik Insert Merge Field, pilih tulisan TTL. Begitu seterusnya hingga pada bagian Angkatan.

10. Setelah itu klik ikon Preview Results pada Menu Mailings, maka data peserta urutan pertama akan tampil pada halaman sertifikat. Jika kita akan melihat data selanjutnya, klik pada ikon Next Record.

11. Jika kita akan mencetak Record tertentu atau semua Record, maka kita klik pada Menu Mailings, lalu klik pada Finish & Merge, Print Documents. Pilih All untuk mencetak semua Record, pilih Current Record untuk memilih Record yang sedang ditampilkan, dan klik From untuk memilih Record yang ingin dicetak.

12. Jika suatu saat kita ingin mengubah data, atau ada tambahan data, kita tinggal memanggil file database melalui Menu Mailings, lalu klik Edit Recipients List, klik data source, klik Edit. Lalu kita bisa mengubah isi dari database yang dibuat.

13. Demikian, semoga bermanfaat.

Catatan: a. Record adalah posisi data dalam baris pada table database yang dibuat.

                b. Field adalah posisi data dalam kolom pada table database yang dibuat.